Bot para WhatsApp

Conecte seu ERP no Bot para WhatsApp da plataforma low code Latromi e transforme seu sistema em uma ferramenta de workflow proativo, gerenciando a sequência lógica dos fatos em tempo real.
As atividades são programadas para serem acionadas no momento em que os fatos acontecem e as tarefas são distribuídas via WhatsApp e podem ser respondidas diretamente do seu smartphone.

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Como fazer um workflow

Com toda a certeza, a criação de um workflow pode trazer muitos benefícios às empresas. Inclusive falaremos sobre eles mais adiante! Agora vamos focar na prática e aprender como fazer um workflow.

1. Analise os processos internos da sua empresa
Em primeiro lugar é fundamental analisar os atuais processos internos da empresa. Dessa forma, é possível ter uma noção de quantos workflows são necessários para suprir a demanda das equipes.

2. Defina os responsáveis
Em seguida, defina quem são os líderes dos departamentos que terão seus próprios workflow. Ou no caso de projetos, quem serão os responsáveis. Esses líderes serão fundamentais para guiar, acompanhar e garantir que as etapas do workflow estão fluindo como planejado.

3. Escolha o início do processo
Todo projeto ou processo precisa ter um início. Por mais óbvio que isso pareça, é importante definir o que significa este começo. Pode ser uma troca de e-mail, uma reunião ou a entrada de um novo cliente. Essa definição é importante para que o processo seja acompanhado e documentado do início ao fim.
Liste tarefas, desvios e ações.
Assim que o início do workflow for definido, entra a parte mais importante: listar as tarefas, ações e possíveis desvios que completam aquele processo. Nesta etapa é detalhado passo a passo o caminho a ser seguido.
Só pra ilustrar, confira como funcionaria o workflow básico da criação de um planejamento estratégico:

  •  análise de cenário da empresa;
  • definição dos objetivos estratégicos;
  • criação dos processos e projetos para alcançar os objetivos;
  • escolha dos indicadores-chave de sucesso.

Dessa forma, listamos tudo que deve ser feito, além da ordem de execução, trazendo mais praticidade para a rotina das equipes.

5. Indique o final
Por fim, indique qual ação determinará o fim do workflow. Alguns exemplos são: o início das ações do planejamento estratégico, a publicação de um artigo, a entrega de um relatório para o cliente, o envio de nota fiscal, etc.

Invista: Otimização constante
Vale lembrar que o workflow não precisa ser um processo engessado e definitivo. Sempre que erros ou dificuldades começarem a aparecer, é hora de analisar novamente e promover melhorias. Dessa forma, a otimização constante irá promover mais eficiência no dia a dia da empresa!

Os benefícios do workflow

  • Agilidade

O workflow traz mais assertividade no que deve ser feito, por isso garante mais agilidade para a realização das tarefas. Além disso, ao criar um workflow é comum que etapas desnecessárias sejam deixadas de lado, focando no que importa.

  • Padronização de processos

Ao criar o workflow para um processo interno ou modelos de projetos, a empresa está padronizando processos. Isso traz mais praticidade tanto na execução quanto na hora de inserir um novo profissional na rotina da empresa.

  • Bem-estar e produtividade da equipe

Como falamos no início do artigo, a desorganização dos processos na gestão empresarial pode causar falta de foco e estresse. Por outro lado, quando há um processo estabelecido, todos sabem o que deve ser feito e qual sua participação nas ações.
Como resultado, vamos refletir no aumento da produtividade e do bem-estar da equipe, que passa a se sentir responsável e entender sua colaboração nos resultados.

  • Redução de custos

No momento em que o workflow traz mais assertividades às ações e elimina tarefas desnecessárias, a empresa utilize melhor seus recursos. Por outro lado, isso impacta na redução dos custos da empresa, que não precisa fazer maiores investimentos para produzir mais ou melhor.

  • Monitoramento em tempo real

Analisar o desempenho de suas tarefas é essencial para saber se elas estão alcançando o resultado esperado. O sistema de workflow disponibiliza as métricas diárias. Dessa forma, você tem os dados a todo o momento em suas mãos.
Com o sistema é possível não só coletar os dados, mas também facilitar a sua visualização. Por meio de gráficos e dashboards, é possível ter a informação de maneira simples e clara.
Por fim, com o acompanhamento diário, é possível rever seu planejamento sempre que precisar. Dessa maneira, você e sua equipe realizam os ajustes necessários para que seus objetivos sejam alcançados.

  • Tomada de decisões mais assertiva

Quando o gestor tem em mãos os dados certos e a equipe está em sintonia, a tomada de decisões é muito mais acertada. Logo, o workflow assegura mais clareza em suas ações e planejamento.
Com os processos determinados e alinhados, os problemas são resolvidos rapidamente. Sendo assim, a tomada de decisão tem um maior embasamento e qualidade, oferecendo os melhores resultados.


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